Nachzahlung gefordert, so prüfen Sie die Abrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung ist keine Rechnung, die man einfach bezahlt. Sie ist eine Forderung, die vier Voraussetzungen erfüllen muss, bevor sie durchsetzbar ist.

Zuerst das Datum, dann der Inhalt

Bevor Sie eine einzige Zahl ansehen, prüfen Sie, wann die Abrechnung bei Ihnen angekommen ist. Die Vermieterseite hat zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, sie zu erstellen und zuzustellen. Läuft der Zeitraum bis zum 31. Dezember, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres bei Ihnen sein.

Kommt sie später, sind Nachforderungen in aller Regel ausgeschlossen. Ein Guthaben bleibt dagegen auszuzahlen. Diese Einbahnstraße ist gewollt und der häufigste Grund, warum eine Nachzahlung am Ende nicht gezahlt werden muss.

Die vier Schritte der Reihe nach

Eine Abrechnung wird nicht als Ganzes beurteilt. Sie wird in einer festen Reihenfolge geprüft, und jeder Schritt setzt voraus, dass der vorige trägt.

Die formellen Bestandteile

Eine Abrechnung muss vier Dinge enthalten. Die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe des Verteilerschlüssels, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Bestandteile oder ist er nicht nachvollziehbar, ist die Abrechnung bereits formell angreifbar, unabhängig davon, ob die Zahlen stimmen.

Die einzelnen Positionen

Umgelegt werden darf nur, was im Mietvertrag vereinbart und als Betriebskosten anerkannt ist. Nicht dazu gehören Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten. Beide verstecken sich gern in Sammelpositionen, etwa in einer Hausmeisterpauschale, die auch Reparaturen enthält, oder in einer Position mit der Bezeichnung sonstige Kosten.

Welcher Schlüssel gilt

Nach welchem Maßstab verteilt wird, steht im Mietvertrag. Üblich sind Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Einheiten. Ein einseitiger Wechsel ist nur in engen Grenzen möglich. Weicht die Abrechnung vom Vertrag ab, lohnt der Einwand fast immer.

Bei Heizung und Warmwasser gelten eigene Regeln. Ein erheblicher Teil muss verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Geschieht das nicht, kommt eine Kürzung des Anteils in Betracht, ohne dass es auf die einzelnen Zahlen ankommt.

Steht eine Wohnung im Haus leer, geht der darauf entfallende Anteil nicht zu Ihren Lasten. Dasselbe gilt, wenn gewerbliche Einheiten im Haus erheblich höhere Kosten verursachen. Dann ist ein Vorwegabzug zu prüfen.

Belege ansehen, bevor Sie zahlen

Sie müssen eine Abrechnung nicht glauben. Sie dürfen die Rechnungen einsehen, auf die sie sich stützt. Nehmen Sie dazu die Abrechnungen der beiden Vorjahre mit. Sprünge bei einzelnen Positionen fallen im Vergleich sofort auf und sind der beste Einstieg in das Gespräch.

Wird die Einsicht verweigert oder hingehalten, kommt ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlung in Betracht. Das ist kein Freibrief, die Zahlung dauerhaft zu verweigern, aber ein wirksames Mittel, um Bewegung in eine festgefahrene Lage zu bringen.

Was häufig falsch läuft

Drei Fehler kommen immer wieder vor. Der erste ist die Position sonstige Kosten ohne jede Erläuterung. Sie ist kein Sammelbecken für alles, was sich nicht zuordnen lässt, und muss aufgeschlüsselt werden. Der zweite ist die Umlage von Reparaturen, die als Wartung bezeichnet werden. Gewartet wird regelmäßig, repariert wird einmalig, und nur das Erste ist umlagefähig.

Der dritte Fehler betrifft den Zeitraum. Abgerechnet werden dürfen nur die Kosten, die im Abrechnungsjahr angefallen sind. Rechnungen aus dem Vorjahr, die erst später bezahlt wurden, gehören nicht in die aktuelle Abrechnung, es sei denn, es wird durchgehend nach dem Zeitpunkt der Zahlung abgerechnet.

Ihre eigene Frist im Blick behalten

Ab Zugang der Abrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach bleiben sie regelmäßig unberücksichtigt, auch wenn sie in der Sache zutreffen. Erheben Sie Einwendungen deshalb schriftlich und benennen Sie die beanstandeten Positionen einzeln.

Ein pauschaler Widerspruch gegen die gesamte Abrechnung genügt dieser Anforderung in aller Regel nicht. Wer unsicher ist, welche Positionen tragfähig angreifbar sind, sollte die Abrechnung prüfen lassen, solange die Frist noch läuft, und nicht erst, wenn gemahnt wird.

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