Betriebskostenabrechnung prüfen und erstellen lassen
Eine Nachforderung ist kein Bescheid. Ich prüfe Ihre Abrechnung auf Form, Fristen und Positionen und sage Ihnen, was davon trägt. Für die Vermieterseite erstelle ich Abrechnungen, die der Prüfung standhalten.
Die meisten Abrechnungen scheitern vor der ersten Zahl
Über Betriebskosten wird selten wegen einzelner Positionen gestritten. Gestritten wird über Fristen, Form und den Schlüssel, nach dem verteilt wird.
Eine Abrechnung muss die Gesamtkosten zusammenstellen, den Verteilerschlüssel angeben, Ihren Anteil berechnen und die geleisteten Vorauszahlungen abziehen. Fehlt einer dieser Bestandteile, ist sie bereits formell angreifbar, und zwar unabhängig davon, ob die Zahlen am Ende stimmen.
Deshalb beginne ich nie mit der Addition, sondern mit dem Mietvertrag. Dort steht, welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen und nach welchem Schlüssel. Erst danach lohnt der Blick in die Belege.
Womit ich Sie bei der Abrechnung unterstütze
Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe des Verteilerschlüssels, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Bestandteile, ist die Abrechnung bereits formell angreifbar.
Umgelegt werden kann nur, was im Mietvertrag vereinbart und als Betriebskosten anerkannt ist. Verwaltung und Instandhaltung gehören nicht dazu.
Fläche, Personenzahl, Verbrauch oder Einheiten. Welcher Schlüssel gilt, steht im Vertrag. Ein einseitiger Wechsel ist nur in engen Grenzen möglich.
Hier gelten eigene Regeln mit einem verbrauchsabhängigen Anteil. Wird dagegen verstoßen, kommt eine Kürzung in Betracht.
Sie dürfen die Rechnungen einsehen, auf die sich die Abrechnung stützt. Wird die Einsicht verweigert, können Sie die Nachzahlung zurückhalten.
Für die Vermieterseite prüfe und erstelle ich Abrechnungen so, dass sie der späteren Prüfung standhalten.
Für Mieter und für Vermieter
Beide Seiten brauchen dieselbe Grundlage, nämlich eine Abrechnung, die der Prüfung standhält. Für die Mieterseite heißt das, nicht ungeprüft zu zahlen. Für die Vermieterseite heißt es, eine Forderung von vornherein durchsetzbar aufzusetzen.
- Prüfung von Abrechnungen auf Form, Frist und Positionen
- Erstellung von Abrechnungen für Vermieter und Verwalter
- Begleitung der Belegeinsicht
- Prüfung der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung
- Durchsetzung oder Abwehr von Nachforderungen
Was in Ihrem Fall erfolgversprechend ist, sage ich Ihnen nach dem ersten Blick in die Unterlagen offen, auch dann, wenn die Antwort unbequem ist.
Die beiden Jahresfristen und was sie bewirken
Zwei Fristen laufen nacheinander und binden jeweils eine Seite. Wer seine Frist kennt, verhandelt aus einer völlig anderen Lage. Wer sie versäumt, verliert in aller Regel seine Position, unabhängig davon, wie berechtigt sein Anliegen in der Sache ist.
Innerhalb der ersten Frist muss die Abrechnung erstellt sein und Ihnen zugehen. Geschieht das nicht, sind Nachforderungen in aller Regel ausgeschlossen, während ein Guthaben weiterhin auszuzahlen ist. Mit dem Zugang beginnt die zweite Frist, in der Sie Ihre Einwendungen erheben müssen. Danach bleiben später erhobene Einwände regelmäßig unberücksichtigt.
Wie ich eine Abrechnung durchgehe
Eine Abrechnung wird nicht als Ganzes beurteilt. Sie wird in einer festen Reihenfolge geprüft, und jeder Schritt setzt voraus, dass der vorige trägt. Scheitert die Abrechnung bereits an der Form, kommt es auf die einzelnen Positionen nicht mehr an.
Was häufig auffällt
Am häufigsten finden sich Positionen, die nicht umlagefähig sind, etwa Verwaltungskosten oder Reparaturen, die in einer Hausmeisterpauschale stecken. Daneben stehen Leerstandsflächen, die nicht berücksichtigt wurden, und Schlüssel, die von der vertraglichen Vereinbarung abweichen.
Bei den Heiz- und Warmwasserkosten gelten eigene Regeln. Ein Teil muss verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wird dagegen verstoßen, kommt eine Kürzung in Betracht, ohne dass es auf die einzelnen Zahlen ankommt.
Das Recht auf Einsicht in die Rechnungen
Sie müssen eine Abrechnung nicht glauben. Sie dürfen die Rechnungen einsehen, auf die sie sich stützt, und zwar in aller Regel im Büro der Vermieterseite oder der Verwaltung. Kopien können Sie verlangen, wenn Ihnen die Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist.
Zurückbehaltung der Nachzahlung
Wird die Einsicht verweigert oder hingehalten, kommt ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlung in Betracht. Das ist kein Freibrief, die Zahlung dauerhaft zu verweigern, aber ein wirksames Mittel, um Bewegung in eine festgefahrene Lage zu bringen.
Für die Vermieterseite gilt das Gegenstück. Wer die Einsicht zügig gewährt und die Belege geordnet vorlegt, nimmt dem Streit den häufigsten Anlass und bringt seine Forderung schneller durch.
So läuft die Prüfung ab
Sie schicken mir Abrechnung, Mietvertrag und den bisherigen Schriftwechsel. Ich sage Ihnen nach dem ersten Durchgang, ob die Abrechnung formell trägt und welche Positionen auffällig sind.
Trägt die Abrechnung nicht, erhebe ich die Einwendungen schriftlich und fristwahrend. Wo nötig, verlange ich zuvor Einsicht in die Belege und werte sie aus.
Bleibt es streitig, setze ich Ihre Forderung durch oder wehre die Nachforderung ab, außergerichtlich und, wenn es sein muss, vor dem Amtsgericht.
Wenn der Fall nicht dem Normalfall entspricht
Ein- oder Auszug im laufenden Jahr
Wer mitten im Abrechnungszeitraum ein- oder auszieht, trägt nur den Anteil, der auf seine Zeit entfällt. Bei verbrauchsabhängigen Kosten ist dafür in aller Regel eine Zwischenablesung nötig, bei den übrigen Kosten wird nach Monaten aufgeteilt. Fehlt die Ablesung, wird geschätzt, und genau darüber wird dann gestritten.
Leerstand und gewerbliche Einheiten
Steht eine Wohnung leer, geht der darauf entfallende Anteil nicht zulasten der übrigen Mieter. Dasselbe gilt, wenn im Haus gewerbliche Einheiten liegen, die erheblich höhere Kosten verursachen. Dann ist ein Vorwegabzug zu prüfen, damit die Wohnungsmieter nicht für Kosten aufkommen, die sie nicht ausgelöst haben.
Vereinbarte Pauschale
Ist eine Betriebskostenpauschale vereinbart, wird überhaupt nicht abgerechnet. Dann gibt es weder eine Nachforderung noch ein Guthaben, und eine Erhöhung der Pauschale ist nur möglich, wenn der Vertrag das ausdrücklich vorsieht. Welche Variante gilt, steht im Mietvertrag und entscheidet den gesamten weiteren Weg.
Was die Prüfung kostet
Die Gebühren richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und damit nach dem Gegenstandswert, bei einer Abrechnung also nach dem streitigen Betrag. Was auf Sie zukommt, sage ich Ihnen, bevor ich tätig werde. Besteht eine Rechtsschutzversicherung, stelle ich die Deckungsanfrage vorab. Formulare für Beratungshilfe und Prozesskostenhilfe sowie einen Kostenrechner finden Sie unter Downloads und Links.
Häufige Fragen zur Betriebskostenabrechnung
- Bis wann muss die Abrechnung bei mir sein?
- Sie muss Ihnen innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Geht sie später zu, sind Nachforderungen in aller Regel ausgeschlossen, ein Guthaben bleibt aber auszuzahlen.
- Wie lange kann ich Einwendungen erheben?
- Ab Zugang der Abrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit. Danach bleiben Einwände regelmäßig unberücksichtigt, auch wenn sie in der Sache zutreffen.
- Muss ich eine Nachzahlung sofort leisten?
- Nicht in jedem Fall. Ist die Abrechnung formell unwirksam oder wird Ihnen die Belegeinsicht verweigert, kommt ein Zurückbehaltungsrecht in Betracht. Zahlen Sie nicht ohne Prüfung und widersprechen Sie nicht ohne Grund.
- Welche Kosten dürfen nicht umgelegt werden?
- Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten. Häufig sind sie in Sammelpositionen versteckt, etwa in einer Hausmeisterpauschale, die auch Reparaturen enthält.
- Darf der Verteilerschlüssel geändert werden?
- Nur in engen Grenzen. Was im Mietvertrag vereinbart ist, gilt. Ein Wechsel mitten im laufenden Verhältnis braucht eine Grundlage und muss nachvollziehbar sein.
- Was kostet die Prüfung einer Abrechnung?
- Die Gebühren richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und damit nach dem streitigen Betrag. Was auf Sie zukommt, sage ich Ihnen, bevor ich tätig werde.
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Schicken Sie mir die Abrechnung und den Mietvertrag, dann sage ich Ihnen, ob sie trägt und was als Nächstes zu tun ist.
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